概要

複数人の会議をスケジュールする際、最も難しいのは全員が空いている時間を見つけることです。Claudeは参加者のスケジュールを分析し、空き時間枠を特定し、プロフェッショナルな会議招待状を生成するお手伝いをします。

活用シーン

部門横断会議のスケジューリング
クライアント会議の予約
チーム定例会議の時間決定
大規模イベントのスケジュール計画

手順

ステップ1：参加者情報の収集

必須参加者と制約条件をリストアップします。

プロジェクトレビュー会議をスケジュールする必要があります：
参加者：田中、鈴木、佐藤、山田
所要時間：2時間
日程範囲：今週（1月15日〜19日）
希望時間帯：平日 9:00-18:00
避けたい時間：昼食時間 12:00-13:30
可能な時間枠をリストアップしてください

ステップ2：スケジュール競合の分析

カレンダーファイルがある場合、直接分析します。

参加者のカレンダーをエクスポートしました：
- ~/calendars/tanaka.ics
- ~/calendars/suzuki.ics
- ~/calendars/sato.ics
今週の全員が空いている2時間の時間枠をすべて分析し、
推奨度順にソートしてください（時間枠の妥当性を考慮）

ステップ3：最適な時間の選択

様々な要素を考慮して最も適切な時間を選びます。

空き時間枠から、最適な選択を推奨してください：
考慮事項：
- 月曜朝は避ける（皆、週次会議の準備が必要）
- 金曜午後は避ける（週末に影響）
- 午前の時間枠を優先（エネルギーが高い）
- 準備時間を確保（他の会議の直後は避ける）
上位3つの推奨時間と理由を提示してください

ステップ4：会議招待状の生成

正式な会議招待状の内容を作成します。

会議招待メールを生成してください：
会議：プロジェクトXレビュー
時間：1月17日（水）14:00-16:00
場所：3F 会議室A（オンライン参加可）
参加者：田中、鈴木、佐藤、山田

メール内容に含めること：
- 会議の目的とアジェンダ
- 時間と場所（オンライン会議リンク付き）
- 準備が必要な資料
- 出席確認の依頼
- カレンダー招待ファイル（.ics）

ステップ5：タイムゾーン差の処理

国際会議や時差のある会議の場合。

参加者の所在地：
- 東京：田中、鈴木
- ニューヨーク：John
- ロンドン：Sarah

東京時間の夕方または翌朝の時間で、
ニューヨークとロンドンの両方が勤務時間内（9:00-18:00）になる時間を見つけてください
会議時間：1時間、今週の選択可能な時間をリストアップし、
招待状にすべてのタイムゾーンの対応時間を記載してください

警告: タイムゾーンをまたぐ会議をスケジュールする際は、「不便な時間」を公平にローテーションし、常に同じタイムゾーンの人が勤務時間外に参加することがないようにしてください。

ヒント: 投票ツール（Doodle、When2meetなど）を使用すると、より効率的に最適な時間を見つけることができます。Claudeに投票オプションリストと送信するメール内容を生成させましょう。

よくある質問

Q: 全員が空いている時間がない場合は？ A: 以下を検討してください：1) 日程範囲を延長する；2) 会議時間を短縮する；3) 分割して開催する；4) 重要度の低い参加者には非同期参加（録画視聴）してもらう。

Q: 直前のキャンセルや日程変更はどう対処しますか？ A: Claudeは日程変更通知メールを生成し、空き時間を再分析できます。会議の1〜2日前に確認し、当日の急な変更を避けることをお勧めします。

Q: Google CalendarやOutlookカレンダーをインポートできますか？ A: .icsファイルにエクスポートしてClaudeに分析させることができます。一部のカレンダーアプリはAPI経由のアクセスもサポートしており、Claudeがスケジュールを自動取得するスクリプトを作成できます。