概要

会議後のアクションアイテムは、追跡しなければ簡単に忘れ去られてしまいます。Claudeは会議記録からアクションアイテムを自動的に抽出し、担当者と期限を明記したリストに整理することで、確実に実行されるようにします。

活用シーン

週次会議のアクションアイテム追跡
プロジェクト会議のフォローアップタスク
クライアント会議でのコミットメント
部門横断コラボレーションのTo-Do

手順

ステップ1：アクションアイテムの抽出

議事録からアクションアイテムを特定します。

会議議事録を分析してください：~/meetings/weekly_2025_01_15.md
すべてのアクションアイテムを抽出し、以下を特定してください：
- 具体的に行うべきこと
- 担当者（誰が責任を持つか）
- 期限
- 優先度
- 依存関係
表形式で出力してください

ステップ2：追跡リストの作成

構造化されたタスクリストを生成します。

アクションアイテムリストを作成してください：~/meetings/action_items.md

フォーマット：
## To Do（今週）
- [ ] タスク1 - @田中 - 期限：1月20日 - 🔴 高
- [ ] タスク2 - @鈴木 - 期限：1月22日 - 🟡 中

## 進行中
- [x] 完了したタスク - @佐藤 - 完了日：1月16日

優先度と期限でソート
各タスクに参照しやすいよう一意の番号を付与

ステップ3：アクションアイテム確認の送信

チーム向けのアクションアイテムメールを生成します。

アクションアイテム確認メールを生成してください：
件名：[アクションアイテム] 1月15日週次会議のTo-Do
内容：
- 会議サマリー
- 各担当者の具体的タスクリスト
- 期限のリマインダー
- 質問や調整が必要な場合は返信を依頼
- 完全なアクションアイテム表を添付
トーン：フレンドリーだが正式、責任を明確に

ステップ4：リマインダーの設定

自動リマインダースクリプトを作成します。

リマインダースクリプトを作成してください：~/scripts/action_reminder.sh
機能：
- 毎日action_items.mdファイルをチェック
- 今日と明日が期限のタスクを特定
- 担当者にリマインダー通知を送信
- 期限超過タスクはエスカレーションリマインダーを送信しマネージャーにCC
- リマインダー履歴をログに記録
毎日午前9時に自動実行するよう設定

ステップ5：進捗レポートの生成

定期的にアクションアイテムの完了状況をまとめます。

今週のアクションアイテム進捗レポートを生成してください：
統計：
- 総タスク数
- 完了数とパーセンテージ
- 進行中のタスク
- 期限超過タスク（赤でハイライト）
- 担当者別の完了率
ボトルネックの特定：
- どのタスクが繰り返し遅延しているか？
- 誰のタスクが最も溜まっているか？
提案：
- 再割り当てが必要なタスク
- エスカレーション議論が必要なブロッカー
~/meetings/progress_report.md として保存

警告: アクションアイテムは具体的で明確である必要があります。「システムを最適化する」のような曖昧な説明は避けてください。良いアクションアイテムの例：「1月20日までにAPIレスポンス時間を500msから200msに最適化する」

ヒント: タグシステムを使ってアクションアイテムを分類しましょう（#dev #design #testing）。タイプ別のフィルタリングと割り当てが容易になります。Jira、Trelloなどのプロジェクト管理ツールと連携することもできます。

よくある質問

Q: 複数の会議にまたがる長期タスクはどう扱いますか？ A: 長期タスク用に別の追跡ファイルを作成し、週次会議では今週のサブタスクのみに焦点を当てます。または、プロジェクト管理ツールを使ってマイルストーンを追跡します。

Q: 担当者が不明な場合はどうしますか？ A: 会議中にその場で明確にします。会議後に発見した場合は、速やかにフォローアップして確認します。明確な担当者がいないタスクは完了しにくいです。

Q: アクションアイテムが多すぎて完了できない場合は？ A: タスク配分が不合理であることを示しています。必要なこと：1) 優先度を再評価する；2) 期限を延長する；3) タスクを再割り当てする；4) 低優先度タスクをキャンセルする。